Email công ty công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tăng độ tin cậy với khách hàng và đối tác. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo email công ty, đăng ký tên miền, và sử dụng các dịch vụ email chuyên nghiệp như Gmail.
Email công ty
Email công ty sử dụng tên miền riêng (ví dụ: tennhanvien@tencongty.com) giúp khẳng định thương hiệu và tạo sự khác biệt so với email cá nhân miễn phí. Một địa chỉ email chuyên nghiệp không chỉ nâng cao uy tín mà còn hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả.
Đăng ký tạo email đuôi tên miền đặt theo tên công ty
Để tạo email đuôi tên miền công ty, bước đầu tiên là đăng ký tên miền (domain) phù hợp, chẳng hạn như tencongty.com. Bạn có thể mua tên miền từ các nhà cung cấp như GoDaddy, Namecheap hoặc các nhà cung cấp tại Việt Nam như iNET, PA Việt Nam. Sau khi sở hữu tên miền, bạn cần chọn dịch vụ email hosting như Google Workspace, Zoho Mail hoặc Microsoft 365 để thiết lập email công ty.
Đăng ký mua email công ty
Việc mua email công ty thường đi kèm với dịch vụ email hosting. Các nhà cung cấp như Google Workspace cung cấp gói dịch vụ từ 6-18 USD/tháng/người dùng, bao gồm email chuyên nghiệp, dung lượng lưu trữ lớn và các công cụ quản lý. Khi đăng ký, bạn cần xác minh quyền sở hữu tên miền để liên kết với dịch vụ email.
Email tên miền công ty
Email tên miền công ty mang lại sự nhất quán trong giao tiếp. Ví dụ, thay vì sử dụng tennhanvien@gmail.com, bạn có thể dùng tennhanvien@tencongty.com. Điều này giúp khách hàng dễ dàng nhận diện thương hiệu và tăng độ tin cậy trong các giao dịch.
Tạo email công ty
Để tạo email công ty, bạn cần:
Đăng ký tên miền qua nhà cung cấp uy tín.
Chọn dịch vụ email hosting (Google Workspace, Zoho Mail, v.v.).
Cấu hình DNS (MX records) để liên kết tên miền với dịch vụ email.
Tạo tài khoản email cho từng nhân viên trong bảng quản trị của dịch vụ.
Lập email đuôi công ty
Lập email đuôi công ty là quá trình tương tự như tạo email công ty. Sau khi mua tên miền và dịch vụ email, bạn cần cấu hình DNS chính xác. Một số nhà cung cấp email hosting cung cấp hướng dẫn chi tiết để thiết lập MX, SPF, DKIM, đảm bảo email hoạt động ổn định và bảo mật.
Xem thêm: Dịch vụ làm email theo tên miền chính xác
Cách tạo email công ty mới thành lập
Đối với công ty mới thành lập, việc tạo email chuyên nghiệp là ưu tiên hàng đầu. Các bước cơ bản bao gồm:
Chọn tên miền ngắn gọn, dễ nhớ, liên quan đến thương hiệu.
Đăng ký dịch vụ email hosting giá rẻ như Zoho Mail (miễn phí cho 5 người dùng) hoặc Google Workspace.
Thiết lập tài khoản email cho nhân viên và kiểm tra hoạt động.
Tạo email công ty bằng Gmail
Google Workspace là lựa chọn phổ biến để tạo email công ty bằng Gmail. Các bước thực hiện:
Truy cập Google Workspace, chọn gói phù hợp.
Đăng ký và xác minh tên miền.
Tạo tài khoản email cho nhân viên (ví dụ: tennhanvien@tencongty.com).
Cấu hình DNS theo hướng dẫn của Google. Sau khi hoàn tất, bạn có thể sử dụng giao diện Gmail quen thuộc với địa chỉ email công ty.
Mua tên miền email công ty chuyên nghiệp
Để mua tên miền email công ty, hãy chọn nhà cung cấp uy tín và kiểm tra tính khả dụng của tên miền. Một số mẹo:
Chọn tên miền .com, .vn hoặc .co để tăng độ chuyên nghiệp.
Tránh tên miền quá dài hoặc khó nhớ.
Kiểm tra giá cả và chi phí gia hạn hàng năm.
Đặt tên email theo tên công ty
Đặt tên email theo tên công ty là cách thông minh để tăng cường nhận diện thương hiệu trong mỗi lần giao tiếp. Khi khách hàng nhìn thấy địa chỉ email với tên công ty, họ sẽ ngay lập tức liên kết với thương hiệu của bạn.
Nguyên tắc đặt tên email theo công ty:
Sử dụng tên công ty viết tắt: ABC Company → abc@abccompany.com
Kết hợp tên và lĩnh vực: Công ty TNHH Xây dựng Minh Anh → contact@minhanhteco.vn
Tránh sử dụng ký tự đặc biệt và số phức tạp
Đảm bảo tên miền dễ đọc và dễ nhớ
Lợi ích khi đặt tên công ty làm email:
Tăng độ nhận diện thương hiệu lên 85%
Xây dựng lòng tin từ lần tiếp xúc đầu tiên
Hỗ trợ hoạt động marketing qua email
Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác
Các mẫu email phổ biến theo tên công ty:
Email chính: info@[tencongty].com
Email lãnh đạo: ceo@[tencongty].com
Email bán hàng: sales@[tencongty].com
Email hỗ trợ: support@[tencongty].com
Xem ngay: Email doanh nghiệp cụm giá rẻ
Làm email cho công ty
Làm email cho công ty không chỉ là tạo tài khoản mà còn bao gồm việc quản lý, bảo mật và sử dụng hiệu quả. Hãy đảm bảo:
Sử dụng mật khẩu mạnh và bật xác thực hai yếu tố (2FA).
Sao lưu email định kỳ để tránh mất dữ liệu.
Đào tạo nhân viên cách sử dụng email chuyên nghiệp.
Đặt tên công ty làm email
Tên công ty làm email nên phản ánh thương hiệu và dễ nhận diện. Ví dụ, nếu công ty tên “Công nghệ ABC”, tên miền có thể là abc.com hoặc abc.vn. Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt hoặc số phức tạp để đảm bảo tính thân thiện với người dùng.
